Dla wielu przedsiębiorstw perspektywa dodatkowego źródła finansowania staje się interesującą formą wsparcia podczas planowania realizacji projektów w dłuższym horyzoncie czasowym. W artykule przedstawiamy syntetyczny zbiór praktycznych doświadczeń i obserwacji, które mogą stać się inspiracją dla rozważających podjęcie wyzwania, jakim jest przystąpienie do postępowania przetargowego dla projektów dofinansowywanych z Funduszy Europejskich.

Od czego zatem zacząć?

Na początku należy zadać pytanie: z czym wiąże się tego rodzaju dofinansowanie? Odpowiedź jest złożona, bo taki jest też sam proces, który obejmuje kilka etapów: pozyskanie dofinansowania, realizacja i rozlicznie projektu oraz wdrożenie wypracowanego rezultatu. Tu nie sposób pominąć jednego z kluczowych kroków w etapie realizacji (tj. postępowania przetargowego), który porównamy do „klasycznej” procedury wyboru wykonawcy przy projektach finansowanych ze środków własnych. Do dalszych rozważań przyjęliśmy następujące założenia wstępne i warunki brzegowe charakteryzujące projekty źródłowe:

• zakres projektów obejmujący obszar technologiczny o budżecie powyżej 1 mln PLN, 
• proces szacowania wartości zamówienia zrealizowany na etapie przygotowania wniosku o dofinansowanie,
• zakładana podstawowa znajomość zagadnień jakościowych wynikających z GMP dla tego typu projektów, 
• zakładane posiadanie podpisanej umowy z instytucją państwową, która jest dysponentem środków UE, 
• przygotowanie dokumentacji przetargowej jako punkt startowy powyższych rozważań oraz rozstrzygnięcie postępowania przetargowego (podpisanie umowy z wykonawcą).

Perspektywa czasu – 6 miesięcy to dobry wynik!

To moment na drugie pytanie: czemu tak długo? Kluczową kwestią wpływającą zarówno na czas i efekt przetargu jest jakość przygotowanej dokumentacji przetargowej. Konkurencyjność i transparentność to kluczowe cechy, którymi należy się kierować w całym okresie przetargowym. Przed rozpoczęciem prac nad dokumentacją warto przyswoić kwestie kolejności działań:

• Krok 1 – przygotowanie dokumentacji przetargowej – czas rozeznania rynku oraz konsultacji wewnętrznych (w tym okresie dokumentacja może ulec zmianie). 
• Krok 2 – publikacja ogłoszenia w Bazie Konkurencyjności (platforma rządowa do zamieszczania kompletnej dokumentacji przetargowej – https:// bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov. pl/). 
• Krok 3 – ocena formalna i merytoryczna złożonych ofert i rozstrzygnięcie postępowania. 
• Krok 4 – podpisanie umowy z wybranym wykonawcą.

Pytanie trzecie: co trzeba przygotować?

Procesem wymagającym największego zaangażowania jest krok 1, czyli przygotowanie dokumentacji przetargowej, który składa się z dwóch bardzo istotnych elementów: opisu przedmiotu zamówienia oraz wzoru umowy.

Opis przedmiotu zamówienia to dokument, który jest dla potencjalnych wykonawców swoistym przewodnikiem, zawierającym szczegółowe wytyczne dotyczące sposobu przygotowania i złożenia oferty. Dokument ten powinien zawierać m.in.:

• specyfikację techniczną przedmiotu zamówienia (odpowiednik URS, czyli User Requirements Specification), warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny ich spełniania, 
• kryteria oceny oferty, informację o wagach punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny oferty, opis sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny oferty, 
• termin i sposób składania ofert, 
• termin realizacji umowy, 
• informację na temat zakazu powiązań osobowych lub kapitałowych z zamawiającym, 
• informację o warunkach dokonywania istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia, o ile przewiduje się możliwość zmiany takiej umowy. Struktura tego dokumentu jest mocno sformalizowana, należy jednak zwrócić uwagę na poniższe kwestie: 
• opis przedmiotu zamówienia oraz wszystkie jego załączniki powinny posiadać odpowiednie oznaczenia (miedzy innymi znak Funduszy Europejskich z nazwą odpowiedniego programu), znak barw Rzeczypospolitej Polskiej, znak Unii Europejskiej z nazwą odpowiedniego funduszu); 
• jeżeli przewidujemy możliwość złożenia ofert przez wykonawców zagranicznych istotne jest wskazanie, w jakim języku należy złożyć ofertę oraz w jakiej walucie wycenić koszt realizacji zamówienia; 
• warto określić sposób i język komunikacji z zainteresowanymi podmiotami po etapie publikacji zapytania w Bazie Konkurencyjności. To jest ważne z punktu widzenia transparentności postępowania; 
• warto również zapoznać się z przewidzianym katalogiem dopuszczalnych zmian w odniesieniu do potencjalnych ryzyk mogących wystąpić w projekcie. 

Specyfikacja techniczna przedmiotu zamówienia URS powinna być sporządzona w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dokładnych i zrozumiałych określeń. Jeżeli nie uzasadnia tego przedmiot zamówienia, opis nie może zawierać odniesień do znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, źródła lub szczególnego procesu, który charakteryzuje produkty lub usługi dostarczane przez konkretnego wykonawcę.

Warto pamiętać o kilku kwestiach dotyczących specyfikacji technicznej przedmiotu zamówienia:

• brak możliwości wskazania konkretnego producenta lub konkretnego produktu albo użycia parametrów wskazujących na konkretnego producenta, dostawcę albo konkretny wyrób – potencjalne naruszenie zasady konkurencyjności; 
• nie dopuszcza się żadnych rozbieżności w specyfikacji technicznej – po stronie wykonawców (wypełniony dokument dla każdej z pozycji – w zakresie TAK/NIE stanowi załącznik do oferty, który podlega ocenie formalnej i merytorycznej); 
• dobrą praktyką jest udostępnianie pełnej specyfikacji technicznej przedmiotu zamówienia (URS) po podpisaniu umowy o poufności.

Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny ich spełniania muszą być określane w sposób proporcjonalny do przedmiotu zamówienia. Niedopuszczalne jest stawianie warunków przewyższających wymagania wystarczające do należytego wykonania zamówienia. Ocena warunków udziału w postępowaniu jest oceną „zerojedynkową” lub poprzez stwierdzenie „spełnia/nie spełnia”. Od spełnienia warunków uzależniony jest udział wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia. Wykonawca niespełniający nawet jednego z określonych warunków w postępowaniu jest wykluczony z udziału w procedurze, a jego oferta podlega odrzuceniu.

Warunki udziału w postępowaniu dają możliwość kierowania zapytania ofertowego tylko do takich wykonawców, którzy gwarantują należyte wykonanie zamówienia. Określenie ich w zapytaniu ofertowym prowadzi w pewnym sensie do ograniczenia konkurencji, należy wobec tego sprecyzować je w sposób, który nie spotka się z zarzutem nieuczciwego ograniczenia konkurencji lub nierównego traktowania wykonawców.

Rekomenduje się postawienie potencjalnym wykonawcom wymogu przedstawienia wraz z ofertą referencji, które potwierdzają należyte wykonanie określonej liczby projektów, o zakresie analogicznym do przedmiotu zamówienia.

Do opisu przedmiotu zamówienia można również dołączyć wzór umowy. Jeżeli nie załączamy go do zapytania ofertowego, to należy pamiętać, że w opisie przedmiotu zamówienia obligatoryjnie trzeba zawrzeć minimum informacji o warunkach dokonywania istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia, o ile przewiduje się możliwość zmiany takiej umowy.

Umowa stanowi duże wyzwanie dla prawnika, powinno się bowiem rozważyć:

• poziom zabezpieczeń dla zamawiającego w związku z realizacją umowy wspólnie z wykonawcą, z którym firma nie miała wcześniej nawiązanej relacji biznesowej, i dodatkowo: 
• dla projektów dofinansowanych wymagane jest zawarcie w umowie z wykonawcą zapisów odnoszących się do kar, z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania zamówienia, 
• kolejnymi punktami w umowie mogą być zapisy wynikające bezpośrednio z wniosku o dofinansowanie, takie jak np. opis innowacji vs. prawo własności intelektualnej.

Ważnym krokiem (krok 2) jest publikacja ogłoszenia w Bazie Konkurencyjności. To moment zamrożenia dokumentacji – każda zmiana w tym okresie wpłynie na termin składania ofert bądź w skrajnej sytuacji może doprowadzić do unieważnienia postępowania.

Termin składania ofert jest ściśle określony w zależności od szacowanej wartości zamówienia. Dla zamówień o wartości szacunkowej równej lub przekraczającej 5 382 000 EUR (tj. 23.969.275 PLN) netto w przypadku zamówień na roboty budowlane oraz 215 000 00 EUR (tj. 957 524 PLN) netto w przypadku zamówień na dostawy i usługi minimalny czas to 30 dni od daty upublicznienia zapytania ofertowego.

W okresie od publikacji ogłoszenia do terminu składnia ofert ograniczona jest komunikacja z potencjalnymi wykonawcami. Wszelkie pytania i wątpliwości wraz odpowiedziami widoczne są dla wszystkich zainteresowanych w zakładce „Pytania”, na stronie Bazy Konkurencyjności. Potencjalne zmiany w opisie merytorycznym lub treści umowy (np. w wyniku napływu pytań z bazy) muszą zostać ocenione pod kątem wydłużenia terminu składnia ofert – aby zapewnić wykonawcom wystarczającą ilość czasu na przygotowanie oferty w odniesieniu do wagi wprowadzonych zmian.

Inną funkcją Bazy Konkurencyjności jest zakładka „Oferty”, gdzie znajdują się finalne oferty od zainteresowanych wykonawców. Do czasu zakończenia przetargu, z poziomu zamawiającego, widoczna jest tylko liczba złożonych ofert. Natomiast po zakończeniu przetargu widoczna jest dla wszystkich kwota oraz nazwa wykonawcy.

Ocena formalna i merytoryczna złożonych ofert i rozstrzygnięcie postępowania (krok 3) wymaga istotnego zaangażowania zamawiającego. Tu ma znaczenie liczba złożonych ofert i ich rzetelności przygotowania. Pierwszy etap to ocena formalna złożonych ofert pod względem kompletności (np. weryfikacja załączników oraz poprawności podpisów). Następnym działaniem jest ocena merytoryczna przesłanych ofert wraz z załącznikami – szczególnie pod kątem spełnienia warunków udziału w postępowaniu oraz pod względem potwierdzenia 100% zgodności przedstawionych ofert ze specyfikacją techniczną przedmiotu zamówienia. W sytuacji wątpliwości/zauważonych niejasności, następuje wezwanie wykonawcy do złożenia wyjaśnień do wskazanych punktów. Ten proces może wystąpić kilkakrotnie do momentu ostatecznego rozstrzygnięcia statusu danej niejasności. Kolejnym ogniwem procesu jest ocena punktowa ofert pod kątem kryteriów wskazanych w opisie przedmiotu zamówienia.

Ostatnie zadanie przed publikacją wyników postępowania to przygotowanie protokołu z wyboru wykonawcy zamówienia. Instytucja wdrażająca szczegółowo określiła obligatoryjne elementy, które musi zawierać protokół z postępowania o udzielenie zamówienia. Na koniec publikowane są wyniki w Bazie Konkurencyjności.

Finalnym działaniem jest uzupełnienie draftu umowy o kluczowe dane z wybranej oferty – to nasz krok 4. Ten tryb przetargowy wyróżnia brak etapu negocjacji biznesowych.

Wybór wykonawcy – nasza gwarancja należytego wykonania przedmiotu zamówienia w ustalonym czasie

Gdy wiemy już, co potrzebne jest do przygotowania dokumentacji przetargowej, wyzwaniem staje się skuteczne zakończenie przetargu. Tu pojawia się kolejne pytanie – na co zwrócić uwagę przy wyborze wykonawcy?

Na początku warto uświadomić sobie, że gdy rozpoczynamy otwarte postępowanie przetargowe – każdy może się do niego zgłosić. Dlatego pierwsze działania polegające na badaniu rynku oraz szacowaniu wartości zamówienia należy wykonać bardzo rzetelnie. Następnie prowadząc dialog techniczny z potencjalnymi dostawcami, można wysądować ramy możliwych wymagań. Na to wszystko należy nałożyć oczekiwania jakościowe branży farmaceutycznej. 

Kolejnym bardzo ważnym elementem jest świadome przygotowanie dokumentacji przetargowej, pod względem wskazania warunków brzegowych dla wykonawców. Istotne jest, aby warunki udziału w postępowaniu postawione wykonawcom zapewniły gwarancję należytego wykonania przedmiotu zamówienia w zakładanym terminie.

Ostatni składnik to kryteria i wagi oceny ofert. Oczywiście cena jest ważna, ze względu na dysponowanie środkami publicznymi. Jednak warto uwzględnić również inne kryteria, które będą wspierały osiągnięcie celu pozyskanego dofinansowania – np. parametry technologiczne.

Podsumowując: największe różnice, które dostrzegamy w przetargach związanych z Funduszami Unijnymi a tymi, gdzie finasowanie jest ze środków własnych, to przede wszystkim otwartość na wynik przetargu. W przetargach unijnych może wygrać wykonawca, z którym nie współpracowaliśmy wcześniej i będzie to wymagało dodatkowego wysiłku w ułożeniu tej współpracy. 

To również złożoność formalna takiego postępowania, która ma wpływ zarówno na czas wyłonienia wykonawcy oraz jakość otrzymanego rozwiązania. 

Należy pamiętać też o wpływie wskazanych zabezpieczeń w umowie na ostateczną cenę kontraktu vs. poziomu uzyskanego dofinansowania.

Praktyczne wskazówki

Na koniec, sięgając do własnych doświadczeń, przedstawiamy rozwiązania, które adresują ostatnie pytanie: o czym warto jeszcze pamiętać, by przez postępowanie przetargowe dla projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej przejść sprawnie? Tak więc, kolejno:

• Wiedza i doświadczenie są kluczowe w rozwiązywaniu wątpliwości w trakcie przygotowania i realizacji postępowania. 
• Definiując terminy, np. czas na odpowiedź na pytanie, należy zwrócić uwagę na precyzyjne określanie terminów.
• Ważną kwestią jest sposób kwalifikacji dokumentacji DQ, szczególnie, że potencjalny wykonawca powinien potwierdzić pełną zgodność ze specyfikacją techniczną. To wyzwanie pojawia się w punktach specyfikacji technicznej, które opisują oczekiwaną funkcję, a nie szczegółowe rozwiązanie. Jedną z możliwości jest wskazanie dodatkowego „pola” w dokumencie, gdzie wykonawca powinien opisać pomysł na realizację tego wymagania. 
• Pozyskując umowy o poufności od potencjalnych dostawców warto uzyskać aktualne dokumenty rejestrowe (szczególnie istotne dla wykonawców z zagranicy – dodatkowo bardzo pomocne jest wskazanie wymaganego języka, w jakim powinien być sporządzony dokument). 
• Warto przygotować nowy wzór umowy pod kątem przetargów w projekcie dofinansowanym oraz skonsultować z obszarem prawnym/podatkowym i ubezpieczeniowym, dzięki czemu ograniczymy poziom ryzyka projektu oraz skrócimy czas późniejszego podpisania umowy. 
• Wykorzystywanie podpisu kwalifikowanego istotnie ułatwia obieg dokumentów. • Jeśli realizacja projektu wymaga przeprowadzenia testów, należy rozpoznać tryb pozyskania surowców/materiały testowe (w odniesieniu do zasady konkurencyjności). 
• Dwa przydatne terminy, których określenie ma istotne konsekwencje: – ważność ofert – to czas, jaki należy uwzględnić; obejmuje weryfikację wszystkich złożonych ofert (w tym ewentualne wezwania do uzupełnień) i ich ocenę. Czas akceptacji umowy wewnątrz organizacji i jej dwustronne podpisanie; – czas na podpisanie umowy – to czas od daty rozstrzygnięcia postępowania.

Na zakończenie jeszcze jedna refleksja. Każda zmiana sposobu postępowania dla znanych procesów budzi wewnętrzny opór przed „nowym” podejściem. Z jednej strony jest to złożony proces wymagający czasu na jego poznanie, natomiast z drugiej strony stanowi możliwość finansowego wsparcia rozwoju organizacji. Dobrym pomysłem na start jest zmierzenie się z mniej złożonym projektem w celu nabycia doświadczenia w realizacji projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej.

Paweł Śliwa, Kierownik Działu Technicznego i Projektów,
Anna Smolarek, Specjalista ds. Inwestycji